Cómo Boutique Barre reemplazó herramientas desconectadas con una plataforma diseñada para crecer

Conoce a Boutique Barre Studios

Boutique Barre Studios es el estudio de barre boutique original de Madrid, una comunidad de fitness exclusiva para mujeres construida en tornoa un estilo de barre más intenso y dinámico, prácticamente desconocido en Madrid cuando el estudio abrió sus puertas.

Fundado por Vital de la Torre y su esposa Mariana Muñoz, el estudio se construyó sobre la experiencia de Mariana, quien pasó más de cinco años entrenando en Ciudad de México, donde el barre evolucionó hacia este nuevo método. Esa experiencia la convierte en una de las profesoras más destacadas de este estilo en el país.

Lo que comenzó como un único estudio en Goya ha crecido hasta convertirse en dos sedes en Madrid, un programa online en expansión y un curso de formación de profesoras que pasa de una edición anual a tres. El estudio también organiza clases exclusivas en el Four Seasons Hotel Madrid para su comunidad.

Antes de abrir Boutique Barre Studios, Vital trabajó como project manager y CTO en la industria de las telecomunicaciones. Esa trayectoria aporta una perspectivadiferente al negocio y hace que piense en el software de una manera que la mayoría de los propietarios de estudios no hacen, lo que hizo que los problemas tecnológicos que surgieron después fueran aún más difíciles de ignorar.

El desafío

Antes de Momence, Boutique Barre pasó por otras dos plataformas, y cada una generó problemas que el negocio no podía seguir absorbiendo.

La primera fue Glofox. La integración con Wellhub estaba rota de una manera que impedía que las cancelaciones tardías se registraran correctamente. En el caso de Urban Sports, ni siquiera contaba con integración. Una vez que los clientes se dieron cuenta de que había fallos en el sistema, los aprovecharon. Los fallos del software terminaban traduciéndose en pérdidas de ingresos.

Cambiaron a Mindbody con la esperanza de encontrar algo más fiable. Lo que encontraron fue una interfaz que Vital describe como una mezcla de códigoantiguo y nuevo, mal adaptada a una base de clientes hispanohablante y latinoamericana. Los acentos y los caracteres especiales no se mostraban correctamente. Exportar los datos de los clientes era un proceso manual y que consumía mucho tiempo. Y como Vital consideró que el CRM de Mindbody no era una inversión que valiera la pena, utilizaba MailChimp por separado para gestionar los newsletters y los seguimientos, lo que significaba mantener dos sistemas en lugar de uno.

Para un negocio que ya gestionaba dos sedes, rotaciones mensuales de profesoras en ambos estudios, un programa de contenidos online y una operación de formación de profesoras en crecimiento, esa carga operativa no era sostenible.

"Cuando tu sistema de reservas perjudica al negocio, tienes que cambiar."

Cuando Vital comenzó a evaluar alternativas, no buscaba solo una herramienta de reservas. Buscaba una plataforma que pudiera sostener un negocio complejo y en crecimiento sin generar más trabajo del que ahorraba. 

La solución

Vital evaluó Momence y bSport en paralelo. Ambas eran comparables en precio y funcionalidades. Lo que marcó la diferencia fue cómo funcionaba todo en conjunto.

Con Momence, las herramientas de reservas, la suite de marketing, el CRM y las automatizaciones están todas en un solo lugar. Eso significó que Vital pudo dejar de usar MailChimp de forma externa y gestionar el customer journey completo desde una única plataforma.

"Sentí que Momence tenía todo mejor integrado y era más madura como plataforma. Elegí Momence y no me he arrepentido."

Durante la migración, construyó alrededor de 50 a 60 secuencias automatizadas que cubren newsletters, flujos de recuperación de clientes y comunicaciones continuas. Fue una inversión de tiempo considerable, y deliberada. Si lo iba a construir, lo iba a construir bien. Una vez hecho, funcionó solo.

Momence también le dio a Boutique Barre un panel de administración claro y lógico que Vital pudo configurar con confianza. Como las profesoras rotan entre ambos estudios en ciclos mensuales sin que dos meses sean iguales, cada clase necesita ser asignada manualmente cada mes. Momence hace que ese proceso resulte mucho más sencillo.

Algo que Vital no esperaba era lo útil que resultaría la pestaña de Publicaciones de la Comunidad dentro de la app de Momence. Al notar que algunos clientes no abrían los emails, no tenían un número de teléfono registrado para SMS y no estaban en Instagram, el feed de publicaciones le ofreció una vía adicional para llegar a ellos directamente a través de la app.

"Estábamos ignorando esta función hasta que nos dimos cuenta de que podía funcionarnos. Creo que está ganando tracción porque está dentro de la app, y hasta por accidente pueden encontrarla."

El impacto

Entre dos sedes, una rotación de profesoras y una oferta de programas en crecimiento, Momence ahora sostiene la operación sin exigir atención constante. Después de años con plataformas que generaban ruido, confusión y fricciones operativas, lo más valioso que ha aportado es estabilidad.

Vital ya no recibe quejas sobre errores en las reservas ni cancelaciones que no se registran. Los clientes no se confunden con la app. Los problemas de soporte han desaparecido. La plataforma funciona en segundo plano como debería, y Vital puede centrarse en el negocio en lugar del software.

"El mejor feedback que puedo dar sobre Momence es que ya no tengo clientes confundidos. Cuando gestionas un estudio, sin noticias es buena señal."

Actualmente, más reservas llegan a través de la app de Momence que a través de la web, lo que Vital ve como una señal de que los clientes han adoptado la plataforma con comodidad. Las secuencias creadas durante la migración funcionan de forma automática, gestionando el trabajo de comunicación que antes requería dos herramientas separadas y esfuerzo manual continuo.

Con planes de expansión a otras ciudades españolas y el lanzamiento de un programa de formación de profesoras online para quienes no pueden viajar a Madrid, Boutique Barre está en un momento de crecimiento deliberado. Contar con una plataforma que funciona y acompaña ese crecimiento es lo que lo hace posible.

"Si buscas una herramienta completa que tenga todo lo que necesitas para hacer crecer tu negocio, Momence es la elección correcta."

¿Quieres resultados como estos? Hablemos de cómo Momence puede ayudarte a hacer crecer tu comunidad y liberar tiempo para centrarte en lo que más importa.